Kosten eines Arbeitszimmers/Home-Office

Kosten eines Arbeitszimmers/Home-Office

Aktuell arbeiten viele Arbeitnehmer im Home-Office. Daher stellt sich die Frage, ob in diesem Zusammenhang entstehende Kosten als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden können.

Im Hinblick auf anteilige Mieten und Nebenkosten ist zunächst zu prüfen, ob überhaupt ein Arbeitszimmer im steuerlichen Sinne vorliegt. Ein häusliches Arbeitszimmer wird steuerlich nur anerkannt, wenn es

• so gut wie ausschließlich beruflich genutzt wird (Privatanteil bis höchstens 10 %) und
• deutlich von den Privaträumen getrennt ist (d.h. keine „Arbeitsecke“ und kein sog. Durchgangszimmer).

Liegt ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vor, so gilt allerdings im Grundsatz ein Abzugsverbot für eben diese Kosten. Hiervon gelten jedoch folgende Ausnahmen:

• Wenn dem Stpfl. für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, können die Aufwendungen bis höchstens 1 250 € im Jahr berücksichtigt werden.
• Wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung des Stpfl. bildet, können die Aufwendungen sogar in voller Höhe berücksichtigt werden.

Arbeitet aktuell ein Arbeitnehmer im Home-Office, so ist dies in aller Regel durch die Corona-Pandemie verursacht. D.h. dem Arbeitnehmer steht im Grunde ein „anderer Arbeitsplatz“ zur Verfügung, er nutzt diesen aktuell aber nicht entweder

2. aus persönlichen Gründen (z.B. weil er eine Ansteckung im Betrieb fürchtet oder Kinder beaufsichtigen muss), obwohl ihm sein Arbeitsplatz im Betrieb des Arbeitgebers jederzeit zur Verfügung steht oder
3. er kann den Arbeitsplatz im Betrieb des Arbeitgebers nicht nutzen, weil

• ihm dies z.B. wegen angeordneter Quarantäne nicht erlaubt ist oder
• der Arbeitgeber vorsorglich (z.B. um Ansteckungen von vornherein zu vermeiden oder weil er organisatorisch in seinen Büroräumen den empfohlenen Mindestabstand von 1,5 bis 2 Metern zwischen den Mitarbeitern nicht einhalten kann) die Nutzung der Büroräume einschränkt und den Mitarbeitern zeitweise Heimarbeit empfiehlt.

Im erstgenannten Fall ist der Abzug von Kosten des Arbeitszimmers nicht zulässig, da dem Arbeitnehmer ein „anderer Arbeitsplatz“ zur Verfügung steht. Anders ist dies dagegen im zweitgenannten Fall: In diesem Fall steht dem Arbeitnehmer gerade kein „anderer Arbeitsplatz“ zur Verfügung, so dass Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer bis höchstens 1 250 € im Jahr als Werbungskosten angesetzt werden können. Der Höchstbetrag von 1 250 € wird nicht gekürzt, auch wenn das Arbeitszimmer nur für einen Teil des Jahres genutzt wird oder nur für einige Monate „kein anderer Arbeitsplatz“ zur Verfügung steht

Handlungsempfehlung:

In diesen Fällen ist zum einen zu dokumentieren, dass der genutzte Raum die oben genannten Voraussetzungen erfüllt, die an ein steuerliches Arbeitszimmer gestellt werden und zum anderen, dass kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Hierzu sollte die Quarantäneanordnung oder die Anweisung des Arbeitgebers zum Arbeiten im Home-Office dokumentiert bzw. aufbewahrt werden.

Werden Mitarbeiter ausschließlich oder an mindestens drei Tagen pro Woche am Heimarbeitsplatz tätig und steht ihnen in einem Büro des Arbeitgebers auch kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kann sich hier sogar der Mittelpunkt der betrieblichen/beruflichen Tätigkeit befinden. Die Kosten für das Arbeitszimmer sind dann – bezogen auf diesen Zeitraum – voll abzugsfähig.

Erhält der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber Kosten für sein Arbeitszimmer ersetzt, z.B. für Heizung und Beleuchtung, so ist die Erstattung als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln.

 Nicht von der Abzugsbeschränkung erfasst sind die Aufwendungen für die beruflich genutzten Einrichtungsgegenstände im Arbeitszimmer (z.B. Schreibtisch, Stuhl, Bücherregale, Computer), bei denen es sich im steuerlichen Sinne um Arbeitsmittel handelt. Dies gilt auch, wenn das Arbeitszimmer selbst nach den o.g. Grundsätzen steuerlich nicht anerkannt werden kann, also z.B. am Wohnzimmertisch gearbeitet wird.

Im Übrigen gilt hinsichtlich der Bereitstellung von Arbeitsmitteln durch den Arbeitgeber:

• Die leihweise Überlassung betrieblicher Geräte, die im Eigentum des Arbeitgebers stehen, bleibt lohnsteuerfrei. Dies gilt auch insoweit, als die Geräte vom Arbeitnehmer privat genutzt werden. Dies gilt auch für den Ersatz der privaten Telefonkosten usw. für diese Geräte.
• Stellt der Arbeitgeber andere Arbeitsmittel, wie z.B. Schreibtisch und -stuhl, Bücherschränke, Kopiergerät etc. und bleiben diese im Eigentum des Arbeitgebers und dürfen ausschließlich für Zwecke der Arbeit im Home-Office und nicht privat verwendet werden, erwächst dem Arbeitnehmer aus der Gestellung kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.
• Werden dem Arbeitnehmer die Betriebskosten (Stromkosten) für den Betrieb der Arbeitsmittel (PC, Drucker, Fax) ersetzt, liegt grundsätzlich steuerfreier Auslagenersatz vor. Die Steuerfreiheit wird erreicht, wenn sich die Höhe des Ersatzes nach der durchschnittlichen Betriebszeit und dem bekannten Stromverbrauch der Geräte richtet. Ein pauschaler Auslagenersatz führt allerdings zu steuerpflichtigem Arbeitslohn.

Handlungsempfehlung:

Die lohnsteuerlichen Folgen sollten für den Einzelfall sorgfältig geprüft werden.